Umzug und Standortwechsel strategisch gestalten
Ein Standortwechsel ist weit mehr als ein physischer Umzug. Er ist ein strategisches Transformationsvorhaben, das tiefgreifende Auswirkungen auf Arbeitsweise, Kultur, Zusammenarbeit, Führung und Organisation hat. Ob Umzug, Konsolidierung oder Neubau – jeder Standortwechsel ist ein Hebel für eine zukunftsgerichtete Arbeitswelt.
Wir als hej-Team begleiten Organisationen bei diesem komplexen Thema des Standortwechsels und unterstützen dabei diesen Veränderungsprozess wirksam zu gestalten.
Ein Standortwechsel verändert sowohl den Ort als auch die Organisation ganzheitlich
Ein Standortwechsel wirkt weit über den eigentlichen Umzug hinaus. Neue Räume bedeuten neue Routinen, neue Formen der Zusammenarbeit – und oft auch ein neues Selbstverständnis als Organisation.
Für viele Mitarbeitende ist der Arbeitsplatz ein identitätsstiftender Ort. Ein Standortwechsel löst deshalb oft auch Unsicherheit, Neugier oder Widerstand aus. Gerade deshalb ist er ein idealer Moment für gezielte Weiterentwicklung: von Arbeitsmodellen, Führung, Zusammenarbeit und Kultur.
Genau hier liegt die Kraft eines Standortwechsels: Wenn er strategisch gedacht, gut begleitet und bewusst gestaltet wird, wird er zum Hebel für Veränderung – nicht nur auf dem Grundriss, sondern im gesamten System.
„Ein Standortwechsel ist für uns kein logistischer Umzug – sondern eine Veränderung, die den Kern der Zusammenarbeit berührt. Es geht um mehr als neue Räume. Es geht darum, wie Menschen arbeiten, führen und miteinander in Verbindung bleiben.“
Typische Auslöser und Varianten von Standortwechseln zeigen, wie vielfältig Veränderung aussehen kann
Die Gründe für Standortwechsel sind vielfältig – vom Mietvertragsende bis zur strategischen Neuausrichtung. Oft geht es um mehr als einen Ortswechsel: um eine neue Struktur, neue Arbeitsmodelle, neue Zusammenarbeit.
Gleichzeitig zeigt die Praxis: Kein Standortwechsel gleicht dem anderen. Es gibt ganz unterschiedliche Varianten – von Konsolidierung bis Hybridisierung. Genau darin liegt die Komplexität solcher Vorhaben – und der Ansatzpunkt unserer Begleitung.
Faktencheck: Das sind die Auslöser für einen Standortwechsel
Auslaufender Mietvertrag
Optimierung von Flächen
Wachstum und Skalierung
Fusionen oder Reorganisationen
Einführung neuer Arbeitsmodelle
Strategische Neuausrichtung
Ein Standortwechsel kann eine vielfältige Ausprägung haben
Nicht jeder Standortwechsel ist ein Umzug von A nach B.
In der Praxis gibt es ganz unterschiedliche Formen – je nachdem, was ein Unternehmen mit dem Wechsel erreichen will.
Manche führen Standorte zusammen, andere verteilen sich neu, wieder andere denken Büroflächen ganz neu.
Diese Varianten unterscheiden sich nicht nur baulich, sondern auch kulturell, strategisch und organisatorisch. Und genau das macht sie so relevant für die Arbeitswelt.
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Standortverlagerung: Verlegung eines Standorts an einen neuen Ort ,häufig mit Neubau oder strategischem Neuanfang.
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Standortkonsolidierung: Zusammenführung mehrerer Gebäude oder Flächen zur Effizienz- und Kollaborationssteigerung.
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Dezentralisierung von Standorten: Aufteilung eines zentralen Standorts in kleinere, regionale oder thematische Einheiten.
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Integration nach Reorganisation oder Fusion: Räumliche Zusammenführung bislang getrennter Organisationseinheiten.
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Transformation durch hybride Arbeitsmodelle: Anpassung oder Reduktion von Büroflächen durch ortsunabhängiges Arbeiten.
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Temporäre oder mehrstufige Lösungen: Umsetzung des Standortwechsels über Interimsflächen oder Etappenmodelle.
Für eine strategische Begleitung eines Standortwechsels betrachten wir den Prozess ganzheitlich
Ein Standortwechsel ist ein komplexer Veränderungsprozess – mit Auswirkungen auf Raum, Kultur, Führung, Zusammenarbeit und Kommunikation.
Wir steigen genau dort ein, wo Unterstützung gebraucht wird: zu Beginn der Planung, mitten im laufenden Prozess oder in der Phase der Verstetigung. Unsere Formate sind so aufgebaut, dass sie passgenau entlang der Projektphasen greifen – von der Zielbildentwicklung bis zur nachhaltigen Verankerung im Alltag.
Dabei betrachten wir immer das Zusammenspiel aller relevanten Ebenen – denn nur wenn Räume, Strukturen und Menschen gemeinsam gedacht werden, kann Veränderung nachhaltig wirken.
Interims Projektmanagement
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Entwicklung eines tragfähigen Vorgehens mit klaren Verantwortlichkeiten und Entscheidungspfaden
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Aktive Einbindung und Steuerung relevanter Stakeholder entlang aller Projektphasen
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Begleitung des Veränderungsprozesses mit Fokus auf Wirksamkeit, Haltung und Anschlussfähigkeit
Strategische Ausrichtung & Zielbildentwicklung
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Entwicklung eines stimmigen, klar formulierten Zielbilds für Arbeit, Raum, Führung und Zusammenarbeit
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Erarbeitung eines verbindlichen Narrativs zur Orientierung für alle Beteiligten
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Strategische Verankerung der Standortveränderung in Kultur, Identität und Organisationszielen
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Beteiligung relevanter Akteur:innen durch dialogorientierte Formate
Anforderungsmanagement für passgenaue Flächenbedarfe
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Konzeption und Durchführung der Anforderungsaufnahme passend zu euren Rahmenbedingungen: pragmatisch mit tabellarischer Abfrage über Bereichsvertreter oder stark partizipativ mit Mitarbeiterbefragung und Workshops
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Bewertung und Priorisierung der Anforderungen
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Entwicklung eines Anforderungsprofil für die neuen Flächen als Grundlage für eure Standortrecherche
Change- und Kommunikationsbegleitung
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Entwicklung einer strategischen Change-Kommunikation
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Konzeption und Begleitung dialogorientierter Beteiligungsformate (z. B. Botschafter:innen-Programme, Info-Formate, Barcamps)
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Umsetzung kommunikativer Maßnahmen: u. a. Newsletter, Townhalls, Confluence, interne Plattformen
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Beratung und Coaching interner Kommunikator:innen und Projektverantwortlicher
Umzugsbotschafter-Workshops
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Workshops für Umzugsbotschafter als 2 verschiedene Formate, entweder als Begleitung über den gesamten Umzugsprozess mit aufeinander aufbauenden kurzen Workshops oder kompakt als 2-Tages-Bootcamp
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Befähigung von Mitarbeitenden zur Rolle als Schnittstelle zwischen Teams, Führung und Projekt
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Gestaltung eines sicheren Informationsflusses und frühzeitige Klärung offener Fragen
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Verbindung von Wissen, Kommunikation und Haltung für mehr Sicherheit im Wandel
Führungskräfte-Workshops für konkrete Veränderungsbegleitung
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Unterstützung beim Rollenverständnis in Veränderungsprozessen und neuen Arbeitsmodellen (z. B. hybrides Arbeiten, Desk-Sharing, Activity-based Working)
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Entwicklung von Haltung, Entscheidungsfähigkeit und kommunikativer Klarheit
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Workshops, Sparrings und begleitende Formate zur aktiven Gestaltung der Führungsrolle
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Reflexion von Führung im Spannungsfeld zwischen Strategie, Kultur und operativem Alltag
Teamformate & Spielregel-Entwicklung
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Moderierte Workshops zur Entwicklung teamindividueller Spielregeln und Arbeitsprinzipien
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Klärung von Erwartungen zu Präsenz, Erreichbarkeit, Zusammenarbeit und Fokus
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Unterstützung beim Übergang in neue Routinen, Raumlogiken und Verantwortungskulturen
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Förderung von Selbstorganisation, Verbindlichkeit und Teamklarheit