Desk-Sharing wirksam einführen
Desk-Sharing ist weit mehr als ein neues Flächenkonzept. Es verändert, wie Zusammenarbeit organisiert wird, wie Zugehörigkeit entsteht – und wie sich Menschen im Arbeitsumfeld orientieren.
Deshalb braucht es mehr als Tools, Möbel und Regeln: Es braucht einen Prozess, der Raum, Kultur und Organisation miteinander verbindet.
Wir begleiten Organisationen dabei, Desk-Sharing bewusst, strukturiert und menschlich einzuführen.
Beweggründe und Einflussfaktoren für die Einführung von Desk-Sharing
Die Einführung von Desk-Sharing ist selten eine isolierte Maßnahme. Ihr reagiert auf konkrete Entwicklungen in eurer Organisation – und trefft damit eine Entscheidung, die weit über die Fläche hinausgeht. Meist steht die Entscheidung für Desk-Sharing im Zusammenhang mit mehreren übergreifenden Entwicklungen – räumlich, wirtschaftlich und kulturell.
Häufige Ausgangspunkte sind:
Flächenoptimierung & Kostendruck: Hybride Arbeitsmodelle führen zu dauerhaft leerstehenden Arbeitsplätzen. Gleichzeitig steigen Mieten und Flächendruck. Desk-Sharing verspricht effizientere Nutzung und reduzierte Kosten.
Veränderung von Strukturen & Organisationseinheiten: Standortverlagerungen, Konsolidierung oder Wachstum bei gleichbleibender Fläche machen flexible Lösungen notwendig, ohne sofort in Neubauten investieren zu müssen.
Neue Arbeitslogiken & veränderte Rolle des Büros: Hybride Zusammenarbeit stellen neue Anforderungen an Flächenkonzepte. Das Büro wird mehr und mehr zum Ort für Austausch, Begegnung und informelles Lernen.
Wenn ihr Desk-Sharing einführt, verändert ihr mehr als nur Flächennutzung – ihr greift in Zusammenarbeit, Kultur und Routinen ein. Als hej-Team begleiten wir diesen Prozess von Beginn an: strategisch durchdacht, strukturiert geplant und mit einem klaren Blick auf die Menschen, die davon betroffen sind.
Unsere Beratungsleistungen zum Start in den Desk-Sharing Veränderungsprozess:
Die Entscheidung für Desk-Sharing ist häufig bereits gefallen – aber die Umsetzung steht erst am Anfang. Damit daraus mehr wird als ein reines Raumkonzept, unterstützen wir euch von Beginn an mit gezielten Formaten und klarem Blick auf eure Organisation.
Ausrichtung & Entwicklung von Vision und Zielverständnis
Veränderung braucht ein gemeinsames Verständnis darüber, wohin die Reise geht.
Wir unterstützen euch dabei, ein tragfähiges Zielbild zu entwickeln – im Kontext eurer Organisation, Kultur und Flächenstrategie.
Ein zentrales Format in dieser Phase ist unser Ausrichtungsworkshop: Hier bündeln wir Perspektiven, klären zentrale Fragestellungen und schaffen eine fundierte Grundlage für die weitere Umsetzung.
Anforderungsaufnahme & Entwicklung von Desk-Sharing Konzepten
Nicht jede Desk-Sharing Lösung passt gleichermaßen für alle Bereiche einer Organisation, pauschale Modelle greifen oft zu kurz. Wir analysieren gemeinsam mit Euch, wie unterschiedliche Teams arbeiten, welche Anforderungsaspekte wie Konzentration, Vertraulichkeit oder Austausch berücksichtigt werden sollen.
So entstehen tragfähige Konzepte, die Eure Organisation tatsächlich abbilden.
Change Kommunikation & Beteiligung strategisch aufsetzen
Wir gestalten Veränderung nicht nur inhaltlich, sondern kommunikativ – aktiv, zielgerichtet und partizipativ.
Dazu entwickeln wir eine passgenaue Change-Architektur, die eure Botschaften, Beteiligungsformate und Impulse wirkungsvoll verbindet – abgestimmt auf den Prozess und eure Organisation.
Ob Workshop, Dialogformat oder begleitende Kommunikation: Wir sorgen dafür, dass Veränderung verstanden, mitgetragen und lebbar wird.
Herausforderungen bei Desk-Sharing erkennen und mit den richtigen Formaten wirksam transformieren
Die Einführung von Desk-Sharing betrifft nicht nur eine Veränderung der Fläche, sondern greift tief in die Organisation ein: Arbeitsstrukturen verändern sich, Routinen werden aufgelöst, Formen von Zusammenarbeit, Zugehörigkeit und Führung neu gestaltet. Genau deshalb zeigen sich in der Umsetzung oft ähnliche Herausforderungen:
Fehlende strategische Einordnung & Kommunikation: Ohne klares Zielbild, begleitende Kommunikation und partizipative Ausrichtung entsteht Orientierungslosigkeit, bei Führung wie bei Mitarbeitenden.
Unterschätzte emotionale Dynamiken: Der Verlust gewohnter Routinen, vertrauter Rückzugsorte und des eigenen Arbeitsplatzes kann emotionale Irritationen auslösen, sowie ein Gefühl von Unsicherheit, Widerstand und mit sich bringen. Häufig spielt der Verlust von Zugehörigkeit und Identität hier eine große Rolle.
Standardisierung ohne Differenzierung: Einheitliche Lösungen für das gesamte Unternehmen berücksichtigen nicht die Unterschiede zwischen Tätigkeitsprofilen, Teamdynamiken oder Vertraulichkeitsbedarfen, so erzeugen sie eher Widerstand als Beteiligung.
Unklare Regeln & Strukturen: Ohne verbindliche Rahmenbedingungen zu Nutzung der Räume, Verhalten auf der Fläche und Buchungsmöglichkeiten entstehen Unsicherheiten und Frust.
Wir gestalten die Veränderung gezielt mit Beratungsleistung und Formaten für eine wirksame Gestaltung von Desk-Sharing
Damit neue Arbeitsweisen wie Desk-Sharing im Alltag funktionieren, braucht es mehr als nur ein neues Flächenkonzept. Es braucht Klarheit, Kommunikation, Beteiligung – und Formate, die Veränderung aktiv ermöglichen.
Mit unseren begleitenden Leistungen sorgen wir dafür, dass Desk-Sharing nicht nur eingeführt, sondern auch angenommen, verstanden und gestaltet wird
Führung ist einer der wirksamsten Hebel in Veränderungsprozessen – gerade beim Einstieg in neue Arbeitsweisen wie Desk-Sharing. In unserem Workshopformat zur Change-Befähigung machen wir Führungskräfte handlungsfähig: Wir stärken ihre Rolle, schaffen Klarheit im Umgang mit Veränderungen und geben Raum, um Haltung, Kommunikation und Herausforderungen gemeinsam zu reflektieren. So entsteht Orientierung – für Teams, Organisationen und den Wandel selbst.
In unseren Team-Workshops zur Einführung von Desk-Sharing bringen wir Teams ins Gespräch: über die Ziele des Modells, über individuelle Arbeitsweisen, Präsenzlogiken und Verantwortung – aber auch über mögliche Unsicherheiten oder Stolpersteine.
Gemeinsam entwickeln wir verbindliche Spielregeln, klären Erwartungen und schaffen so die Grundlage für eine selbstorganisierte, flexible Zusammenarbeit, die wirklich funktioniert.
Wir gestalten kommunikative Formate, die informieren, einbinden und Vertrauen schaffen – abgestimmt auf euren Prozess und eure Zielgruppen.
Ob in der Begleitung von Pilotflächen, der Entwicklung interner FAQs, Q&A-Sessions, Newsletter-Formaten, Dialogformaten oder Impulsvorträgen: Wir sorgen dafür, dass Kommunikation kein Nachgedanke ist, sondern ein tragender Bestandteil eures Veränderungsprozesses.
Botschafter prozessbegleitend stärken
Multiplikatoren wirken dort, wo Veränderung entsteht, im Alltag der Teams. Wir begleiten eure Botschafter mit Workshop- und Dialogformaten über den gesamten Prozess hinweg:
Sie reflektieren Herausforderungen, nehmen Impulse auf, schärfen ihre Rolle im Wandel und bekommen praxisnahe Tools an die Hand, um Veränderung wirksam zu begleiten.
So wird Desk-Sharing nicht nur kommuniziert, sondern getragen – von innen heraus.
NEU IN 2026
Die Desk-Sharing Academy vom hej-Team – als ergänzendes, flexibles Format
Die Einführung von Desk-Sharing wirft viele Fragen auf – fachlich, kulturell und organisatorisch. In unserer Desk-Sharing-Academy vermitteln wir fundiertes Wissen, zeigen praxisnahe Lösungswege und machen Veränderung verständlich.
Ideal für Projektverantwortliche, People & Culture, Architektur, Führungskräfte und Change-Begleitende.
Ihr wollt Desk-Sharing wirksam einführen und gestalten?
Ob als Sparringspartnerin für die strategische Ausrichtung, als Impulsgeber in der internen Kommunikation oder als Begleitung im gesamten Einführungsprozess – wir sind für euch da.
Mit Erfahrung, Haltung und einem klaren Blick für das, was wirklich wirkt.