Wie gelingt ein Standortwechsel oder Umzug ohne Produktivitätseinbußen?
Anforderungen klären, Umzug koordinieren, Menschen mitnehmen
Der Standortwechsel ist beschlossen, aber was er für Rollen, Führung und Zusammenarbeit bedeutet, ist noch offen? Mit der richtigen Begleitung fallen Entscheidungen fundiert, der Umzug ist verlässlich vorbereitet, und Führungskräfte, Gremien und Mitarbeitende sind früh eingebunden.
Woran scheitern Standortwechsel und Umzug?
Selten am Umzug selbst. Meist an Entscheidungen, die zu spät fallen, an Menschen, die zu spät erfahren, was auf sie zukommt und an Beteiligten, die nicht aufeinander abgestimmt sind.
#2
Veränderungen unterschätzt
Der Umzug wird organisiert. Die Auswirkungen auf Arbeitsweisen und Zusammenarbeit bleiben außen vor.
#3
Schnittstellen nicht abgestimmt
IT, Möblierung und Umzug planen nebeneinander. Fehlende Abstimmung führt zu Mehraufwand.
#1
Anforderungen zu spät geklärt
Flächen und Ausstattung werden geplant, bevor klar ist, wie am neuen Standort gearbeitet wird.
#4
Führungskräfte ohne Antworten
Führungskräfte sollen Orientierung geben, obwohl wichtige Fragen zum neuen Arbeitsalltag noch offen sind.
#5
Gremien zu spät eingebunden
Interessenvertretungen werden erst beteiligt, wenn wesentliche Entscheidungen bereits getroffen sind.
#6
Einzug nicht zu Ende gedacht
Die Räume sind fertig. Technik, Ausstattung und Nutzungsregeln fehlen für einen gemeinsamen Start.
Welche Erfahrung steckt in der Begleitung von Standortwechseln und Umzügen?
Zielbild
Visions- und Ausrichtungsworkshops mit Vorstandsteam und Kernprojektteam durchgeführt. Zielbild und Leitplanken standen, bevor Entscheidungen fielen.
Change und Kommunikation
Change-Story, Kommunikationsfahrplan, Intranet-Projektseite, Newsletter und Dialogformate entwickelt
und über den Projektverlauf begleitet.
Führungskräfte und Multiplikatoren
Führungskräfte in Workshops auf die Gespräche mit ihren Teams vorbereitet und Umzugsbotschafter als Ansprechpersonen vor Ort geschult.
Umzug und Schnittstellen
Umzug und Einzug begleitet, die Schnittstellen zu Bau, IT, Möblierung und Projektteam abgestimmt und Fachexpertise eingebracht.
Wie sieht ein gelungener Standortwechsel aus?
Anforderungen sind geklärt, bevor Fläche und Ausstattung geplant werden
IT, Möblierung und Umzug sind aufeinander abgestimmt. Termine und Abläufe greifen ineinander
Mitarbeitende wissen, was sich verändert und was das für ihren Arbeitsalltag bedeutet
Gremien sind frühzeitig eingebunden und können Entscheidungen nachvollziehen und mitgestalten
Führungskräfte geben Orientierung und können die Fragen ihrer Teams beantworten
Am ersten Arbeitstag funktioniert alles, was Mitarbeitende zum Arbeiten brauchen
Wie lassen sich die Herausforderungen bei Standortwechsel und Umzug minimieren?
Von der ersten Planung bis zum Einzug gilt es, viele Aufgaben, Entscheidungen und Beteiligte aufeinander abzustimmen. Je nach Ausgangssituation braucht es an unterschiedlichen Stellen Unterstützung.
Anforderungen und Zielbild
Klarheit über Anforderungen und Ziele
Kommunikation und Change
Menschen informieren, einbinden und vorbereiten
Gremien und Beteiligung
Interessenvertretungen frühzeitig einbinden
Nutzung und Ausstattung
Arbeitsumgebungen passend zur Nutzung
Projektsteuerung und Umzugskoordination
Zuständigkeiten und Abläufe abstimmen
Welche Unterstützung bekommt ihr bei einem Standortwechsel und Umzug?
Fünf Bausteine, die ihr einzeln oder kombiniert nutzen könnt. Zu jedem seht ihr, worum es geht, was ihr davon habt und welche Leistungen dazugehören.
Anforderungen und Zielbild
Ein klares Zielbild und belastbare Anforderungen bilden die Grundlage für Standort, Flächen und Umzug – vor der Standortwahl und danach.
Euer Mehrwert
Ein gemeinsames Bild davon, wie künftig gearbeitet wird.
Anforderungen, die sich an den Aufgaben der Teams orientieren.
Klare Kriterien für Entscheidungen zu Standort, Fläche und Ausstattung.
Diese Leistungen gehören dazu:
Ein Zukunftsbild für die künftige Zusammenarbeit entwickeln.
Bedarfe der Teams erheben – etwa durch Interviews, Befragungen und Workshops.
Anforderungen sammeln und priorisieren.
Standortoptionen anhand der Anforderungen vergleichen, sofern die Standortwahl noch offen ist.
Einstieg: Ein auf euer Vorhaben zugeschnittenes Anforderungsprofil – bei Bedarf ergänzt durch Beratersparring.
Kommunikation und Change
Ein Change- und Kommunikationsfahrplan macht sichtbar, was sich für wen und wann verändert. Führungskräfte und Multiplikatoren werden vorbereitet, Dialog und Beteiligung begleiten den Prozess
Euer Mehrwert
Eine nachvollziehbare Orientierung für Mitarbeitende und Führungskräfte.
Kommunikation, die zu den jeweiligen Projektphasen passt.
Führungskräfte und Multiplikatoren, die den Wandel im Alltag begleiten können.
Diese Leistungen gehören dazu:
Die Veränderung einordnen: Anlass, Ziele, Auswirkungen und was bestehen bleibt.
Change- und Kommunikationsfahrplan für alle Projektphasen mit Kernbotschaften entwickeln.
Führungskräfte und Multiplikatoren vorbereiten und im Prozess begleiten.
Multiplikatoren einbinden, Dialogformate planen und ein Willkommenskonzept für den Einzug entwickeln.
Passende Workshopformate:
Multiplikatoren-Workshop →
Führungskräfte-Workshop →
Team-Workshop →
Retro →
Gremien und Beteiligung
Betriebsrat, Personalrat und weitere Interessenvertretungen werden früh in die Planung einbezogen. Mitbestimmungs- und Beteiligungszeitpunkte fließen in den Projektablauf ein.
Euer Mehrwert
Interessenvertretungen bleiben informiert und können ihre Perspektiven rechtzeitig einbringen.
Beteiligung wird Teil der Projektplanung und nicht erst bei fertigen Entscheidungen nachgeholt.
Mitbestimmungs- und Entscheidungswege sind für alle Beteiligten transparent.
Diese Leistungen gehören dazu:
Abstimmungen und Austausch mit den Interessenvertretungen über den Projektverlauf planen.
Mitbestimmungs- und Entscheidungswege für die Themen des Standortwechsels transparent machen.
Informationen und Entscheidungsgrundlagen für gemeinsame Gespräche aufbereiten.
Beteiligungsformate für Mitarbeitende mit den Interessenvertretungen abstimmen.
Nutzung und Ausstattung
Arbeitsweisen und Belegung bestimmen die Anforderungen an Flächen und Ausstattung. Auch Bestand, Wiederverwendung, Zugänglichkeit und ein arbeitsfähiger Start werden berücksichtigt.
Euer Mehrwert
Die Flächenplanung orientiert sich an Tätigkeiten und tatsächlichen Nutzungsszenarien.
Bestand und Neubedarf werden anhand klarer Anforderungen bewertet.
Schnittstellen zu IT, Beschaffung und Umzug werden frühzeitig berücksichtigt.
Diese Leistungen gehören dazu:
Tätigkeiten, Arbeitsweisen und besondere Anforderungen aufnehmen; Flächen- und Ausstattungsbedarf ableiten und priorisieren.
Vorhandenen Bestand erfassen und Wiederverwendung, Ergänzung oder Ersatz abstimmen.
Anforderungen und Schnittstellen zu IT, Zugängen, Buchung, Beschaffung und Lieferung koordinieren.
Nutzungsregeln und Vorbereitung der Arbeitsplätze mit den Bereichen und Gremien abstimmen.
Projektsteuerung und Umzugskoordination
Ein Standortwechsel und Umzug verbindet Bau, IT, Ausstattung, Kommunikation. Projektsteuerung stimmt Abläufe, Abhängigkeiten und Zuständigkeiten ab und behält Entscheidungen, Termine und Risiken im Blick.
Diese Leistungen gehören dazu:
Projektstruktur, Rollen und Entscheidungswege aufsetzen.
Euer Mehrwert
Ein gemeinsamer Ablaufplan verbindet Bau, IT, Ausstattung und Umzug – Zuständigkeiten und Termine greifen ineinander.
Offene Entscheidungen und fehlende Voraussetzungen werden früh sichtbar.
Der Einzug wird auf den Arbeitsstart ausgerichtet: Fläche, Technik, Zugänge und Abläufe werden gemeinsam vorbereitet und geprüft.
Meilensteine und Abhängigkeiten planen und nachhalten.
Fachbereiche, Gremien und Dienstleister an den Schnittstellen koordinieren.
Umzugsphasen und Voraussetzungen für den Einzug festlegen, Bereitschaft prüfen und offene Punkte nachverfolgen
Für wen eignet sich die Beratung bei Standortwechsel und Umzug?
Ein Standortwechsel oder Umzug ist beschlossen oder in Vorbereitung.
Bau, IT, Möblierung, Umzug und Kommunikation müssen aufeinander abgestimmt werden.
Betriebsrat, Personalrat und weitere Gremien sollen frühzeitig eingebunden werden.
Intern fehlen Kapazitäten oder Erfahrungen für ein Projekt dieser Größe.
Offen ist, wie künftig gearbeitet werden soll und was die Teams dafür brauchen.
Betriebsrat, Personalrat und weitere Gremien sollen frühzeitig eingebunden werden.
Welche Standortwechsel und Umzüge haben wir als hej-Team bereits begleitet?
BGW
Berufsgenossenschaft, Hamburg · ca. 1.000 Mitarbeitende · 2025 laufend
Berenberg
Bank, Hamburg · ca. 950 Mitarbeitende · 2024 bis 2025
BAT
Hamburg · ca. 350 Mitarbeitende
Mehrere Standorte ziehen an einem Ort zusammen. Begleitung bei Umzugskoordination, Kommunikation und Beteiligung.
Standortwechsel mit Einführung von Activity-based Working. Führungskräfte und Mitarbeitende werden durch den Wandel begleitet.
Ein neues Büro, das zur Arbeitsweise passt. Anforderungsprofil und Flächenbewertung machen die Entscheidung nachvollziehbar.
Wie sieht der erste Schritt zu einem gelungenen Standortwechsel oder Umzug aus?
1
Termin wählen
Wählt direkt einen freien Slot im Kalender.
2
Situation schildern
Anlass, Stand und Zeitplan des Standortwechsels oder Umzug besprechen.
3
Nächste Schritte
Gemeinsam einordnen, welche Unterstützung jetzt sinnvoll ist. Darauf folgt ein individuelles Angebot.